Todos en algún momento de la vida hemos escuchado hablar de un presupuesto y, seguramente, alguien nos ha dicho que es necesario hacerlo antes de tomar cualquier decisión. Incluso hay quien dice que sirve para ver si nos alcanza.

La realidad es que cualquiera de las aseveraciones mencionadas refleja una enorme verdad, el presupuesto es una herramienta útil, que nos proporciona una visión anticipada de las situaciones que pueden resultar de una serie de decisiones y nos permite establecer un plan de acción anticipado para poder hacer frente a las diversas eventualidades que se presenten, pero, sobre todo, para poder llevar un control y establecer una disciplina que haga que las cosas sucedan cuando deben, que se gaste sólo lo necesario y que se venda lo programado.

Un presupuesto es un documento que permite visualizar los objetivos que una empresa se plantea en un futuro cercano y las estrategias necesarias para poder alcanzarlos.

Es un plan que si bien debe seguirse de una forma disciplinada y evitando al máximo cualquier desviación o variación en lo establecido; debe tener la flexibilidad suficiente para permitirnos modificaciones substanciales de ser necesario, que nos permitan afrontar los cambios y eventualidades que van surgiendo en el futuro y ajustar en consecuencia las expectativas planteadas.

Si buscamos en la información de diversas empresas y preguntamos a otras, nos encontraremos con que realizan presupuestos de mayor o menor complejidad, pero buscando que estos consideren la mayoría de las situaciones que esperan que sucedan o se presenten en el futuro.

El presupuesto debe contener básicamente la proyección de los ingresos y de los egresos que en general se esperan, determinando una utilidad que permita visualizar si la empresa considera que dicha posición es aceptable o no. En el caso de las empresas, los egresos deben considerar todos los costos necesarios para la fabricación de los productos o la prestación de servicios a partir de los cuales la empresa generará sus ingresos.

A la par de lo anterior, las empresas proyectan su estado de situación financiera mediante la consideración de que todas las operaciones que generan un ingreso, un costo o un gasto tienen una contrapartida en el balance que refleja efectivo, inventarios, cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

Lo anterior, aunque suena un tanto complejo es totalmente ajustable a presupuestos de carácter familiar o personal, ya que requieren la definición de ingresos, costo y gasto, los cuales pueden estar representados, por ejemplo, por el salario de las personas o persona que trabaja en la familia, el cual corresponde a los ingresos, y si bien no podemos hacer una separación entre costos y gastos, definamos los egresos como las erogaciones que hacemos por los servicios que utilizamos (energía eléctrica, gas, teléfono, internet, gasolina, alimentos, transporte, entre otros).

A partir de ello podemos definir un estado de resultados muy simple, por ejemplo:

Ingresos

Sueldo neto Arturo (papá)                                                      10,500

Sueldo neto Adriana (mamá)                                                    9,800

Suman los ingresos (netos)                                                    20,300

Menos

Egresos

Energía eléctrica                         350

Gas                                             500

Renta                                       8,500

Agua                                           100

Internet y TV de paga              1,000                          

Gasolina (2 autos)                   2,000

Alimentos                                 5,800

Transporte                                  800

Suman los Egresos                                                                19,050

Utilidad neta                                                                             1,250

Como vemos, en este modelo no incluyo impuestos, ya que los ingresos son netos y nos queda una utilidad neta de $1,250.00 La pregunta aquí es: ¿qué hacemos con ese excedente que estamos llamando utilidad? La decisión dependerá de las necesidades de la familia, puede ser un ahorro, puede destinarse a diversión, a un fondo de vacaciones... en fin, a muchas cosas. Pero más importante aún, es que al analizar los gastos quizá podríamos encontrar alguno que pueda disminuirse u optimizarse, generando un excedente adicional que pueda ampliar el beneficio obtenido y por tanto, ampliar el ahorro, fondo o dinero excedente para gastos diversos.

Casi estoy seguro que al verlo, sintieron ganas de planear y eso es precisamente lo que el presupuesto representa y lo que nos enseña, representa una base de planeación que permite ajustar cosas y definir los diferentes criterios que podemos establecer para generar un mayor valor.

El presupuesto tiene visiones diferentes en su generación y operación, mientras que los presupuestos de las empresas se basan en la proyección de los ingresos para a partir de ellos determinar los niveles de costos y gasto. Los presupuestos a nivel gubernamental funcionan a la inversa, el gobierno federal o local asigna un monto para cada dependencia y estas tienen que ajustar sus niveles de costos y gastos a dicha cantidad sin excederla. Adicional a ello y en cuanto al manejo de los montos en cada periodo, las dependencias de gobierno buscan utilizar la totalidad de los recursos asignados, ya que de otra forma el dinero que no utilicen se disminuirá del monto de operación entregado al siguiente periodo. El monto no utilizado de un presupuesto se conoce como 'dinero muerto'.

Los presupuestos son de aplicación amplia y generalizada, se utilizan en prácticamente todos los ámbitos, incluso, una de las ligas deportivas más importantes del mundo como lo es la NFL (National Football League) hace una aplicación muy especial del presupuesto: para volverla más competitiva, busca que los equipos que la conforman tengan las misma oportunidades económicas para poder adquirir y pagar jugadores que los refuercen. Por ello, fijan un tope salarial, el cual determina el monto máximo que cada equipo tiene para pagar los salarios de los jugadores cada año.

Normalmente, ellos presupuestan ese tope considerando el 48% de los ingresos totales de la liga, los cuales se generan a partir de la venta de boletos, de la trasmisión de los juegos por televisión y de la venta de espacios publicitarios. El monto resultante se divide entre los 32 equipos que conforman la liga y significa que el próximo año no pueden pagar más en sueldos que dicha cantidad lo que hace que, al comprar jugadores o negociar contratos, busquen distribuir el dinero adecuadamente de forma que puedan tener los refuerzos que necesitan sin que ello les signifique quedarse sin dinero o no tener recursos para pagar.

El beneficio, todos los equipos puedes contratar un jugador que después se convierta en una estrella con la que el equipo quiera negociar un contrato a largo plazo, además de que en teoría, todos los equipos son competitivos y tienen las mismas oportunidades para ganar.